Lista insiderów

data aktualizacji 13 czerwca 2017

Lp.PytanieOdpowiedź
1.Jakie środki elektroniczne mają służyć do przekazywania listy dostępu do informacji poufnych do KNF?
Zgodnie z projektem ustawy z dnia 20 kwietnia 2016 r., lista osób mających dostęp do informacji poufnych będzie przekazywana przez emitenta, na żądanie organu nadzoru, za pośrednictwem systemu ESPI, do kancelarii niepublicznej (obecnie DIA-S).
2.
Czy w spółkach mają funkcjonować różne listy tj. lista osób, które mają stały dostęp do informacji poufnych oraz listy osób, które mają dostęp do każdej z osobna informacji poufnej (czyli każda informacja poufna to osobna lista), niezależnie od tego czy informacja poufna była opóźniana czy też nie? Czy osoby na tych listach mają się dublować?
Art. 18 rozporządzenia MAR nakłada na emitenta obowiązek sporządzania oraz aktualizacji listy wszystkich osób mających dostęp do informacji poufnych i pracujących dla emitenta na podstawie umowy o pracę lub na innej podstawie, wykonując zadania, w ramach których mają dostęp do informacji poufnych. Należy podkreślić, iż obowiązek ten dotyczy każdej informacji poufnej, a nie tylko informacji poufnej opóźnionej.
Rozporządzenie wykonawcze Komisji (UE) 2016/347 z dnia 10 marca 2016 r. reguluje zasady prowadzenia oraz aktualizacji listy. Zgodnie z powołanym rozporządzeniem lista powinna być sporządzona w formacie elektronicznym oraz niezwłocznie aktualizowana. Format elektroniczny musi zapewniać poufność oraz dokładność informacji zamieszczonych na liście, jak również dostęp do poprzednich wersji listy oraz możliwość ich przeszukiwania. Emitent jest zobowiązany do prowadzenia listy osób mających dostęp do poszczególnych informacji poufnych. Lista, prowadzona w formie jednego dokumentu, musi być podzielona na odrębne sekcje, z których każda dotyczyć będzie poszczególnych informacji poufnych. Nowa sekcja jest dodawana w przypadku identyfikacji nowej informacji poufnej. Każda sekcja powinna zawierać wyłącznie szczegółowe dane dotyczące osób mających dostęp do informacji poufnych istotnych dla tej sekcji. Wzór listy został określony w załączniku I (Wzór nr 1) Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2016/347. Podmiot prowadzący listę może również prowadzić obok listy osób mających dostęp do poszczególnych informacji poufnych, również listę wszystkich osób mających stały dostęp do wszystkich informacji poufnych. W takim przypadku szczegółowe dane osób mających stały dostęp do informacji poufnych umieszczone w sekcji dodatkowej, nie mogą znajdować się w innych sekcjach listy osób mających dostęp do określonych informacji poufnych. Wzór sekcji dodatkowej został określony w załączniku I (Wzór nr 2) Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2016/347.
3.
Czy członkowie rady nadzorczej powinni być wpisani na listę osób mających stały dostęp do informacji poufnych, czy też powinni być wpisywani na listę osób mających dostęp do poszczególnych informacji poufnych?    
Zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym Komisji (UE) 2016/347 lista osób mających dostęp do informacji poufnych składa się z odrębnych sekcji zawierających dane osób mających dostęp do poszczególnych informacji poufnych. Dla osób mających stały dostęp do wszystkich informacji poufnych można prowadzić również jeszcze jedną, dodatkową sekcję. Należy podkreślić, że prowadzenie takiej sekcji dodatkowej jest uprawnieniem a nie obowiązkiem emitenta. Jeżeli emitent zdecyduje się na skorzystanie z tego uprawnienia, w sekcji tej może umieścić tylko te osoby, które mają stały i faktyczny dostęp do wszystkich informacji poufnych. Z wpisem do sekcji osób mających stały dostęp do informacji poufnych związane jest domniemanie dostępu do wszystkich informacji poufnych, które występują u emitenta.
4.
Czy takie osoby jak: audytorzy, kontrahenci, doradcy lub inne osoby spoza firmy, biorące udział w danej transakcji zidentyfikowanej, jako zdarzenie cenotwórcze i tym samym podlegające raportowaniu, mają zostać dopisane do listy osób mających dostęp do informacji poufnej, pouczone na piśmie za poświadczeniem pisemnym?
Osoby takie powinny zostać wpisane na listę osób mających dostęp do informacji poufnej o danej transakcji oraz pouczone za poświadczeniem pisemnym.
W przypadku osób prawnych, przykładowo firmy audytorskiej, wpisowi na „listy insiderów” podlegają osoby fizyczne reprezentujące dany podmiot, mające dostęp do danej informacji poufnej – czyli konkretni biegli rewidenci dokonujący w spółce badania lub innej czynności rewizji finansowej.  
Na liście takiej muszą znajdować się szczegółowe dane wszystkich osób mających dostęp do określonej informacji poufnej, a zatem również osób fizycznych spoza spółki, jak audytorów, kontrahentów, czy doradców (art. 18 ust. 1 lit. a rozporządzenia MAR).
5.
Czy na listę osób mających dostęp do informacji poufnych powinni być wpisywani kontrahenci, którzy nie świadczą na rzecz emitenta usług lub podmioty z którymi prowadzi się negocjacje, np. w przypadku opóźnienia informacji poufnej?
(doprecyzowanie pytania z punktu 4)
Osoby zatrudnione w takich podmiotach nie powinny być wpisywane na listę osób mających dostęp do informacji poufnych, z uwagi na fakt, iż nie można ich uznać za osoby pracujące dla emitenta. Aby dana osoba była wpisana na listę osób mających dostęp do informacji poufnych muszą zostać spełnione dwa warunki. Po pierwsze dana osoba musi mieć dostęp do informacji poufnej, której dotyczy lista dostępu. Po drugie osoba taka musi świadczyć usługi, których beneficjentem jest emitent, przez co należy rozumieć nie tylko zatrudnienie przez emitenta na podstawie umowy o pracę lub innej podstawie prawnej (np. umowa zlecenia, umowa o dzieło lub kontrakt menedżerski), ale także zatrudnienie w podmiocie świadczącym na rzecz emitenta usługi doradcze, księgowe, audytu, czy też ratingowe.
6.
W jaki sposób ma postąpić spółka w sytuacji, gdy osoba która powinna być wpisana na listę dostępu do informacji poufnych, a która nie będąc pracownikiem spółki nie zechce podać następujących danych: prywatne numery telefonu, pełny adres zamieszkania, data urodzenia, nazwisko rodowe?
Emitent nie ma prawnych możliwości, by wyegzekwować od osób, które powinny znaleźć się na „liście insiderów” wymaganych danych (w szczególności takich jak prywatny numer telefonu, adres zamieszkania, czy data urodzenia). W takiej sytuacji emitent powinien dołożyć należytej staranności w pozyskaniu danych. Emitent powinien wysłać pisemną prośbę o przekazanie danych w taki sposób, aby w przyszłości mógł wykazać, że zażądał niezbędnych danych, dochowując przy tym należytej staranności (np. nadanie listu poleconego). Oceny należytej staranności dokonuje się w oparciu o konkretne okoliczności.
7.
Jak należy rozumieć pojęcie „dostęp wygasł” w sekcji zawierającej dane osób mających dostęp do poszczególnych informacji poufnych, określonej we wzorze nr 1 załącznika I do rozporządzenia wykonawczego KE (UE) 2016/347?    
Zawarte we wzorze listy osób mających dostęp do poszczególnych informacji poufnych pojęcie „dostęp wygasł” (stanowiące rubrykę, w której należy wpisać datę i godzinę wygaśnięcia dostępu danej osoby do informacji poufnej) powinno być utożsamiane z utratą przymiotu poufności przez daną informację, np. poprzez opublikowanie jej przez emitenta.
8.
Czy przewidziany w art. 18 ust. 2 rozporządzenia MAR obowiązek pouczenia osoby wpisanej na tzw. listę insiderów ma charakter jednorazowy, czy też powstaje każdorazowo w chwili wpisywania danej osoby do kolejnej sekcji listy?
Przewidziany w art. 18 ust. 2 rozporządzenia MAR obowiązek pouczenia osoby umieszczonej na liście osób mających dostęp do informacji poufnych ma charakter jednorazowy, chyba że treść pouczenia emitenta się zdezaktualizuje (np. wskutek zmiany sankcji ustawowej). Na powyższą interpretację wskazuje fakt, iż pouczenie ma charakter jedynie prewencyjny i jego brak nie zwalnia osoby wpisanej na listę z zakazu wykorzystywania i bezprawnego ujawniania informacji poufnych. Zatem w sytuacji gdy dana osoba ma dostęp do kilku informacji poufnych u emitenta i z tego powodu jest kilkakrotnie wpisywana na listę osób mających dostęp do poszczególnych informacji poufnych, powinna tylko raz potwierdzić na piśmie świadomość związanych z tym faktem obowiązków oraz świadomość sankcji mających zastosowanie w razie wykorzystywania informacji poufnych i bezprawnego ujawnienia informacji poufnych.