Wytyczne w sprawie zatwierdzania prospektu - Komisja Nadzoru Finansowego

Wytyczne dotyczące procedury weryfikacji i zatwierdzania prospektu

data aktualizacji 15 października 2021

Poniższe wytyczne stanowią pomoc dla spółek ubiegających się o zatwierdzenie przez KNF: 

• prospektów, 
• dokumentów rejestracyjnych, 
• dokumentów ofertowych
• memorandów informacyjnych.

Zostały one opracowane w oparciu o przepisy: 

• ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych (dalej: ustawa o ofercie publicznej), 
• kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: KPA),
• rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/1129 z 14 czerwca 2017 r. w sprawie prospektu, który ma być publikowany w związku z ofertą publiczną papierów wartościowych lub dopuszczeniem ich do obrotu na rynku regulowanym oraz uchylenia dyrektywy 2003/71/WE (dalej: Rozporządzenie 2017/1129),
• rozporządzenia Delegowanego Komisji (UE) 2019/980 z 14 marca 2019 r. uzupełniającego rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/1129 w odniesieniu do formatu, treści, weryfikacji i zatwierdzania prospektu, który ma być publikowany w związku z ofertą publiczną papierów wartościowych lub dopuszczeniem ich do obrotu na rynku regulowanym, i uchylającego rozporządzenie Komisji (WE) nr 809/2004 (dalej: Rozporządzenie 2019/980).

Przebieg postępowania administracyjnego w sprawie zatwierdzenia prospektu  

 

Forma prowadzonego postępowania w sprawie zatwierdzenia dokumentu informacyjnego  

Biorąc pod uwagę dotychczasowe doświadczenia UKNF i uczestników rynku w zakresie kryterium efektywności, rekomendowaną formą jest prowadzenie postępowania o zatwierdzenie prospektu w całości w formie elektronicznej. 

1. W celu uzyskania zatwierdzenia prospektu należy złożyć wniosek do KNF. Wniosek jest składany przez emitenta lub przez emitenta i oferującego. Na stronie internetowej UKNF dostępny jest formularz wniosku o zatwierdzenie prospektu (https://www.knf.gov.pl/komunikacja/wnioski_formularze), który zawiera listę załączników, które należy do niego załączyć. Jeśli emitent nie korzysta z tego formularza, powinien zwrócić uwagę, czy zostały zamieszczone wszystkie informacje wymagane przez Ustawę o ofercie.

2. Wniosek o zatwierdzenie prospektu może być złożony w formie papierowej lub w formie elektronicznej. 

3. Wniosek powinien zawierać wszystkie informacje wymagane przez art. 27 ust. 1 ustawy o ofercie publicznej oraz powinien być podpisany przez stronę lub strony postępowania (emitenta, oferującego) zgodnie z reprezentacją ujawnioną w rejestrze przedsiębiorców (lub przez pełnomocnika/pełnomocników strony/stron postępowania). 

4. Wniosek w formie elektronicznej powinien być podpisany przy wykorzystaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub przy wykorzystaniu profilu zaufanego.

5. Niezależnie od formy wniosku powinien być w nim wskazany przez strony postępowania adres poczty elektronicznej, na który ma być doręczana korespondencja w sposób określony w art. 46 § 4 KPA (adres taki jest adresem w rozumieniu art. 39¹ § 1 pkt 3 KPA oraz stanowi punkt kontaktowy w rozumieniu art. 42 ust. 1 Rozporządzenia 2019/980). Wskazany we wniosku adres poczty elektronicznej powinien być identyczny z adresem podanym przez osobę składającą dokumenty w systemie ePUAP.  

6. W przypadku gdy wniosek o zatwierdzenie prospektu składany jest w formie papierowej w tej samej formie złożone powinny być załączniki, o których mowa w art. 27 ust. 2  ustawy o ofercie publicznej (lub odpowiednio art. 29 ust. 1 lub art. 30 ust. 1 ustawy o ofercie publicznej w zależności od rodzaju dokumentu), w tym pierwsza wersja prospektu, o którym mowa w art. 41 ust. 1 Rozporządzenia 2019/980. Pierwsza wersja prospektu w formie papierowej powinna zawierać podpisane przez stronę/strony postępowania oświadczenia o odpowiedzialności za jego treść. Równocześnie, zgodnie z art. 42 ust. 1 Rozporządzenia 2019/980, prospekt oraz dokumenty wymienione w art. 42 ust. 2 lit. a) - i) Rozporządzenia 2019/980, ewentualnie także dokumenty zawierające informacje, których UKNF będzie potrzebować w toku postępowania – informacje w rozumieniu art. 42 ust. 2 lit. j) Rozporządzenia 2019/980, powinny zostać dodatkowo przesłane do KNF w wersji elektronicznej, w formacie umożliwiającym przeszukiwanie treści (w praktyce dokument tekstowy w formacie portable document format – pdf). 

7. W przypadku gdy wniosek o zatwierdzenie prospektu został złożony w formie elektronicznej w tej samej formie złożone powinny być załączniki, o których mowa w art. 27 ust. 2  ustawy o ofercie publicznej (lub odpowiednio art. 29 ust. 1 lub art. 30 ust. 1 ustawy o ofercie publicznej w zależności od rodzaju dokumentu), w tym pierwsza wersja prospektu, o którym mowa w art. 41 ust. 1 Rozporządzenia 2019/980 oraz dokumenty wymienione w art. 42 ust. 2 lit. a) - i) Rozporządzenia 2019/980, ewentualnie także dokumenty zawierające informacje, których UKNF będzie potrzebować w toku postępowania – informacje w rozumieniu art. 42 ust. 2 lit. j) Rozporządzenia 2019/980. Dokumenty te powinny być przekazane w formacie umożliwiającym przeszukiwanie treści. Pierwsza wersja prospektu w formie elektronicznej powinna zawierać podpisane przez stronę/strony postępowania oświadczenia o odpowiedzialności za jego treść przy wykorzystaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub przy wykorzystaniu profilu zaufanego. W przypadku przesłania skanów dokumentów, każdy z tych dokumentów powinien być uwierzytelniony elektronicznie - poświadczony za zgodność z oryginałem przez pełnomocnika będącego radcą prawnym lub adwokatem. Prawidłowe poświadczenie uwierzytelnienia powinno zawierać klauzulę „za zgodność z oryginałem” lub tożsamą z nią, miejsce i datę uwierzytelnienia oraz podpis pełnomocnika z informacją – o wykonywanym zawodzie - radca prawny/adwokat). Nie jest w takim przypadku wystarczające złożenie takiego oświadczenia w odrębnym piśmie. 

8. Dokumenty w wersji elektronicznej niezależnie od formy złożonego wniosku powinny być przesłane do KNF za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej UKNF w systemie ePUAP. Odbiór pism wystosowywanych przez KNF do emitenta również następuje za pomocą systemu ePUAP. W związku z tym niezbędna jest uprzednia rejestracja w systemie ePUAP oraz uzyskanie konta użytkownika w tym systemie. Dotyczy to również pełnomocnika, który reprezentuje podmiot w postępowaniu administracyjnym. Pełnomocnik także musi mieć własne konto użytkownika w ePUAP oraz podpisywać pisma podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP albo bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

9. W ciągu 2 dni roboczych od złożenia wniosku KNF przekaże stronie postępowania lub jej pełnomocnikowi potwierdzenie otrzymania wniosku o zatwierdzenie prospektu, zgodnie z art. 45 ust. 1 Rozporządzenia 2019/980. 

10. W przypadku stwierdzenia braków formalnych wniosku KNF wystosuje do emitenta lub jego pełnomocnika wezwanie do ich usunięcia w terminie nie krótszym niż 7 dni. 

Przykładowymi błędami formalnymi są: 

• niepodpisany lub nieprawidłowo podpisany wniosek, 
• brak wymaganych przez art. 27 ust. 1 ustawy o ofercie publicznej informacji we wniosku, 
• brak wskazania we wniosku punktu kontaktowego w rozumieniu art. 42 ust. 1 Rozporządzenia 2019/980,
• brak podpisania przez stronę/strony postępowania oświadczeń o odpowiedzialności za treść prospektu lub nieprawidłowo podpisane oświadczenia, 
• brak złożenia prospektu w wersji elektronicznej w formacie umożliwiającym przeszukiwanie treści,
• brak zgodności między wersją elektroniczną a wersją papierową prospektu, 
• brak wymaganych przez art. 27 ust. 2 ustawy o ofercie publicznej (lub odpowiednio art. 29 ust. 1 lub art. 30 ust. 1 ustawy o ofercie publicznej w zależności od rodzaju dokumentu) załączników do wniosku,
• brak dokumentu/dokumentów pełnomocnictwa w przypadku ustanowienia pełnomocnika/pełnomocników w postępowaniu, 
• nieprawidłowo uwierzytelnione elektroniczne skany papierowych dokumentów. 

Wyżej wymieniona lista nie stanowi zamkniętego katalogu błędów formalnych. 

11. W przypadku nieuzupełnienia przez emitenta braków formalnych KNF pozostawi sprawę bez rozpoznania, o czym poinformuje emitenta pismem.

12. W przypadku stwierdzenia braków formalnych terminy na zgłoszenie przez KNF uwag do prospektu lub na zatwierdzenie prospektu zaczynają biec od momentu uzupełnienia tych braków. 

13. W przypadku uzupełnienia braków formalnych lub niestwierdzenia przez KNF braków formalnych, KNF przystąpi do weryfikacji merytorycznej wniosku i prospektu. W sytuacji stwierdzenia błędów lub braków merytorycznych w prospekcie oraz w innych składanych do UKNF dokumentach lub konieczności uzyskania dodatkowych informacji KNF przygotowuje pismo wzywające do dokonania w terminie 14 dni zmian lub uzupełnień we wniosku, w złożonym prospekcie lub pozostałej złożonej wraz z wnioskiem dokumentacji, oraz do wyjaśnienia okoliczności budzących wątpliwości KNF.

14. Składając odpowiedzi na uwagi KNF, emitent każdorazowo powinien przedłożyć za pośrednictwem systemu ePUAP nową wersję prospektu oraz wersję prospektu zawierającego wyróżnione wszystkie dokonane zmiany (art. 43 ust. 1 Rozporządzenia 2019/980) (sugerowanym sposobem jest plik zawierający rejestrację zmian w dokumencie). 

15. Każda kolejna wersja prospektu w odpowiedzi na uwagi KNF składana jest wyłącznie w wersji elektronicznej w formacie umożliwiającym przeszukiwanie treści za pośrednictwem systemu ePUAP. Kolejne wersje prospektu składane w odpowiedzi na uwagi KNF nie muszą zawierać podpisanych oświadczeń o odpowiedzialności za treść prospektu.

16. Dodatkowo w odpowiedzi na uwagi KNF należy przekazać również protokół zmian podpisany przez strony postępowania lub ich pełnomocnika. Służy on do przedstawienia stanowiska strony w postępowaniu administracyjnym i złożenia wyjaśnień, o których mowa w art. 43 ust. 2 i 3 Rozporządzenia 2019/980, wskazujących, czy i w jaki sposób podmiot uwzględnił uwagi Komisji. Protokół zmian może zostać przesłany jako załącznik w formacie pdf, który powinien zostać opatrzony podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP albo bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.  

17. W przypadku braku dalszych uwag KNF do prospektu, ostateczna wersja prospektu, o której mowa w art. 44 ust. 1 Rozporządzenia 2019/980, składana jest razem z informacją, o której mowa w art. 44 ust. 2 Rozporządzenia 2019/980. 

18. Forma ostatecznej wersji prospektu do zatwierdzenia powinna odpowiadać formie prowadzonego postępowania. W przypadku postępowania prowadzonego w formie papierowo-elektronicznej ostateczna wersja prospektu powinna zostać złożona w formie papierowej z podpisanymi przez właściwe osoby reprezentujące stronę/strony postępowania oświadczeniami o odpowiedzialności za informacje w prospekcie oraz w tym samym czasie dodatkowo (za pośrednictwem systemu ePUAP) w wersji elektronicznej w formacie umożliwiającym przeszukiwanie treści (bez konieczności składania podpisów pod oświadczeniami o odpowiedzialności za informacje w prospekcie). W przypadku postępowania prowadzonego w formie w pełni elektronicznej ostateczna wersja prospektu powinna zostać złożona (za pośrednictwem systemu ePUAP) w formie elektronicznej w formacie umożliwiającym przeszukiwanie treści podpisanej przez właściwe osoby reprezentujące stronę/strony postępowania przy wykorzystaniu bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub przy wykorzystaniu profilu zaufanego. Ostateczna wersja prospektu do zatwierdzenia nie może zawierać żadnych adnotacji. 

19. Decyzja w sprawie zatwierdzenia prospektu w całości uwzględniająca żądania strony doręczana jest poprzez zamieszczenie jej na stronie internetowej KNF w formie pliku PDF. Dodatkowo wysyłana jest ona poprzez system ePUAP (decyzja w formie elektronicznej), lub poprzez operatora pocztowego (decyzja w formie papierowej) w zależności od przypadku. 

20. W dniu wydania decyzji w sprawie zatwierdzenia prospektu KNF wysyła przez system ePUAP pismo z informacją o wydaniu decyzji.

21. Prospekt zachowuje ważność przez okres 12 miesięcy po jego zatwierdzeniu, pod warunkiem że został uzupełniony suplementem wymaganym na podstawie art. 23 Rozporządzenia 2017/1129. Zgodnie z wymogami art. 21 ust. 8 Rozporządzenia 2017/1129 zatwierdzony prospekt musi zawierać wyraźne ostrzeżenie wskazujące termin wygaśnięcia ważności danego prospektu wraz ze wskazaniem, że obowiązek uzupełnienia prospektu w przypadku nowych znaczących czynników, istotnych błędów lub istotnych niedokładności nie ma zastosowania gdy prospekt straci ważność (tj. po upływie 12 miesięcy od jego zatwierdzenia). 

22. W przypadku wystąpienia zdarzeń określonych w art. 23 Rozporządzenia 2017/1129 tj. 

• nowego znaczącego czynnika, 
• istotnego błędu lub 
• istotnej niedokładności 

mogących mieć wpływ na ocenę papierów wartościowych, które wystąpiły lub zostały zauważone w okresie między zatwierdzeniem prospektu a zakończeniem okresu oferowania lub rozpoczęciem obrotu na rynku regulowanym w zależności od tego, które z tych zdarzeń nastąpi później, przepisy nakładają obowiązek dokonywania aktualizacji prospektu w formie suplementu. 

Suplement podlega zatwierdzeniu przez KNF. Wniosek o zatwierdzenie suplementu do prospektu powinien zostać złożony niezwłocznie po wystąpieniu zdarzenia powodującego konieczność aktualizacji informacji. 

Termin na zatwierdzenie przez KNF suplementu wynosi 5 dni roboczych. 

W odpowiedzi na potrzeby emitentów zainteresowanych przeprowadzeniem oferty publicznej papierów wartościowych lub ich dopuszczeniem do obrotu na rynku regulowanym UKNF opublikował na stronie internetowej Przewodnik prospektowy. Celem przewodnika jest pomoc w sporządzeniu prospektu i procedowaniu w postępowaniu o zatwierdzenie prospektu przed KNF

Przewodnik zawiera m.in. wskazówki i objaśnienia do obowiązujących przepisów i procedur związanych z prospektem i procesem jego zatwierdzania, które stanowią rozszerzenie informacji zawartych w niniejszych wytycznych.  

Odpowiedzialność za poprawność dokumentacji 

Za wszelkie nieprawidłowości w sporządzeniu prospektu pełną odpowiedzialność ponoszą osoby wskazane w oświadczeniach.

Osoby sporządzające wniosek, prospekt oraz inne dokumenty dołączane do wniosku składanego do KNF, mają obowiązek dołożenia należytej staranności przy ich sporządzeniu i sposobie prezentacji informacji zamieszczanych w prospekcie.

Komisja zatwierdzając prospekt weryfikuje, czy zawarte w nim informacje o emitencie oraz papierach wartościowych, będących przedmiotem oferty publicznej lub ubiegania się o dopuszczenie do obrotu na rynku regulowanym są kompletne, zrozumiałe i spójne. Zatwierdzając prospekt, Komisja nie weryfikuje ani nie zatwierdza modelu biznesowego emitenta, metod prowadzenia działalności gospodarczej oraz sposobu jej finansowania. 

W postępowaniu w sprawie zatwierdzenia prospektu ocenie nie podlega prawdziwość zawartych w tym prospekcie informacji, ani poziom ryzyka związanego z prowadzoną przez emitenta działalnością, oraz ryzyka inwestycyjnego związanego z nabyciem tych papierów wartościowych. Komisja nie dokonuje również weryfikacji przedkładanej dokumentacji pod kątem jej poprawności redakcyjnej i stylistycznej, stwierdza jedynie zgodność sporządzenia prospektu z obowiązującymi wymogami prawa. 

W każdym postępowaniu administracyjnym strona może ustanowić pełnomocnika do reprezentowania strony przed KNF. Pełnomocnictwo powinno wyraźnie wskazywać zakres umocowania pełnomocnika oraz wyraźnie określać stronę (strony), którą pełnomocnik reprezentuje. W postępowaniu o zatwierdzenie prospektu wystarczające jest jednorazowe złożenie pełnomocnictwa, które dotyczy całego postępowania administracyjnego, od momentu ustanowienia pełnomocnika do wydania decyzji administracyjnej stronie, chyba, ze strona wcześniej odwoła pełnomocnictwo lub ograniczy pełnomocnictwo tylko do określonych czynności w postępowaniu. 

Emitent może udzielić pełnomocnictwa w jednym dokumencie do reprezentowania emitenta nie tylko w postępowaniu o zatwierdzenie prospektu, ale również w postępowaniach o zatwierdzenie suplementów do prospektu. W takiej sytuacji należy jednak pamiętać, że każde postępowanie o zatwierdzenie suplementu do prospektu, który został uprzednio zatwierdzony, jest odrębnym postępowaniem administracyjnym. Postępowania o zatwierdzenie suplementu nie są kontynuacją postępowania o zatwierdzenie prospektu. 

W każdym ewentualnym postępowaniu o zatwierdzenie suplementu do prospektu, w przypadku ustanowienia pełnomocnika, emitent powinien zatem przedłożyć KNF:

• pełnomocnictwo - w formie stosownie uwierzytelnionego odpisu, jeśli pełnomocnictwo zostało już uprzednio przedłożone w oryginale w innym postępowaniu przed KNF (w praktyce w postępowaniu o zatwierdzenie prospektu lub wcześniejszego suplementu)

• do każdego z postępowań odrębnie nowe pełnomocnictwo obejmujące umocowanie do działania w danym postępowaniu o zatwierdzenie konkretnego suplementu do prospektu.

Niezależnie od przyjętego wariantu, do składanej dokumentacji każdorazowo należy dołączyć dowód opłaty skarbowej od każdego pełnomocnictwa nawet, gdy taka opłata była już wcześniej uiszczona. Opłacie podlega każde złożenie pełnomocnictwa (obecnie to 17 zł za pełnomocnictwo). 

Wszelkie pytania dot. postępowań, prosimy kierować do Departamentu Spółek Publicznych Urzędu KNF: