Kontrola agenta ubezpieczeniowego i agenta oferującego ubezpieczenia uzupełniające (dalej zwanych łącznie: agentem) przeprowadzana jest na podstawie art. 69 ust. 1 ustawy z dnia 15 grudnia 2017 r. o dystrybucji ubezpieczeń (dalej: udu). W ramach ww. kontroli badaniu podlega zgodność działalności agenta z przepisami prawa.
Zakres i sposób badania poszczególnych obszarów w ramach kontroli agenta zależy od jego indywidualnych cech, w szczególności:
- czy jest to osoba fizyczna,
- czy jest to podmiot prawa handlowego,
- czy jest to agent wyłączny,
- czy jest to agent działający na rzecz więcej niż jednego zakładu ubezpieczeń (w szczególności multiagent),
- czy jest to agent ubezpieczeniowy,
- czy jest to agent oferujący ubezpieczenia uzupełniające,
- jakie produkty ubezpieczeniowe oferuje,
- jaka jest skala działalności (przypis składki),
- jaki jest zasięg terytorialny działalności.
Kontrola może mieć charakter kompleksowy lub problemowy. Kontrola problemowa obejmuje swoim zakresem jeden lub więcej ze wskazanych poniżej obszarów.
W ramach kontroli kompleksowej agenta badaniu podlegają poniższe obszary jego działalności:
- organizacja działalności agencyjnej i dystrybuowane produkty ubezpieczeniowe,
- rozwiązania organizacyjne służące zapobieganiu konfliktom interesów, tak aby nie miały one negatywnego wpływu na interesy klientów – w odniesieniu do agentów ubezpieczeniowych oferujących ubezpieczenia z grupy 3 działu I załącznika do ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (dalej: uduir),
- współpraca z zakładami ubezpieczeń, w tym w zakresie zgłaszania zmian danych objętych wpisem do rejestru agentów,
- zasady wynagradzania agenta i osób fizycznych wykonujących czynności agencyjne (dalej: OFWCA),
- nadzór agenta nad OFWCA,
- wypełnianie obowiązków szkoleniowych – w odniesieniu do agentów ubezpieczeniowych,
- tworzenie produktów ubezpieczeniowych,
- wykonywanie obowiązków informacyjnych na temat agenta (art. 22 udu),
- dokonywanie analizy wymagań i potrzeb klienta w zakresie ochrony ubezpieczeniowej,
- przedstawianie klientowi obiektywnej informacji o produkcie ubezpieczeniowym z uwzględnieniem rodzaju produktu,
- rozpatrywanie reklamacji klientów.
I. Organizacja działalności agencyjnej i dystrybuowane przez agenta produkty ubezpieczeniowe
- regulacje wewnętrzne odnoszące się do organizacji procesu dystrybucji ubezpieczeń;
- rozwiązania techniczno-organizacyjne przyjęte przez agenta w zakresie wykonywania działalności agencyjnej;
- przestrzeganie przez agenta i osoby zobowiązane, o których mowa w art. 19 ust. 3 udu zakazów wskazanych w art. 25 udu,
- spełnianie przez agenta i osoby zobowiązane, o których mowa w art. 19 ust. 3 udu wymogów określonych w art. 19 ust. 1 udu (zdolność do czynności prawnych, niekaralność, rękojmia, wykształcenie, egzamin),
- sposób dystrybucji ubezpieczeń – kanały sprzedaży,
- produkty ubezpieczeniowe oferowane w poszczególnych kanałach sprzedaży,
- zasady dotyczące opłacania składki ubezpieczeniowej (art. 14 udu),
- materiały informacyjne i marketingowe stosowane w procesie dystrybucji (art. 7 ust. 3 i 4 udu),
- obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej – w odniesieniu do agenta ubezpieczeniowego (art. 20 ust. 3 udu) oraz obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej lub umowa gwarancji ubezpieczeniowej – w odniesieniu do agenta oferującego ubezpieczenia uzupełniające (art. 20 ust. 4 udu).
II. Rozwiązania organizacyjne służące zapobieganiu konfliktom interesów (art. 15 udu) – tylko w odniesieniu do agentów ubezpieczeniowych oferujących ubezpieczenia z grupy 3 działu I załącznika do uduir
- zasady identyfikacji konfliktów interesu;
- zasady i procedury zarządzania konfliktem interesów tak, aby nie miały one negatywnego wpływu na interesy klientów;
- wprowadzone odstępstwa ze względu na zasadę proporcjonalności;
- zasady informowania klientów o konflikcie interesów.
III. Współpraca z zakładami ubezpieczeń, w tym w zakresie zgłaszania zmian danych objętych wpisem do rejestru agentów
- zasady współpracy z zakładami ubezpieczeń,
- umowy agencyjne i pełnomocnictwa (art. 21 udu),
- produkty ubezpieczeniowe oferowane w imieniu poszczególnych zakładów ubezpieczeń,
- zgłaszanie zmian danych objętych wpisem do rejestru agentów.
IV. Zasady wynagradzania agenta oraz OFWCA (art. 7 ust. 2 udu)
- zasady wynagradzania agenta przez zakłady ubezpieczeń,
- zasady wynagradzania OFWCA.
V. Nadzór agenta nad OFWCA
- zapewnienie spełniania przez OFWCA wymogów, o których mowa w art. 19 ust. 1 i 2,
- zapewnienie spełniania przez OFWCA wymogów, o których mowa w art. 25 udu,
- upoważnienie dla OFWCA do wykonywania czynności agencyjnych w imieniu agenta (art. 22 ust. 6 udu),
- nadzór nad wykonywaniem przez OFWCA czynności agencyjnych (art. 4 ust. 6 udu).
VI. Wypełnianie obowiązków dotyczących szkoleń zawodowych
- realizacja obowiązków szkoleniowych przez agenta będącego osobą fizyczną (art. 12 ust. 10 udu);
- realizacja obowiązku szkoleniowego przez OFWCA (art. 12 ust. 1 pkt 1 udu);
- realizacja obowiązku szkoleniowego przez inne osoby zobowiązane (art. 12 ust. 10 pkt 2 i 3 udu);
- zapewnienie przeprowadzenia szkolenia zawodowego, jego odpowiedniego poziomu merytorycznego oraz przeprowadzenia go przez osoby posiadające odpowiednie wykształcenie i doświadczenie zawodowe, w tym szkolenia realizowane samodzielnie przez agenta (art. 12 ust. 5 udu).
VII. Tworzenie lub współtworzenie produktów ubezpieczeniowych (art. 11 udu oraz przepisy Rozdziału I i II Rozporządzenia delegowanego )
- produkty ubezpieczeniowe, dla których agent jest twórcą lub współtwórcą,
- zasady współpracy agenta z zakładem ubezpieczeń i rola agenta w procesie tworzenia i zatwierdzania produktów ubezpieczeniowych,
- organizacja procesu tworzenia i zatwierdzania produktów ubezpieczeniowych,
- organizacja nadzoru nad procesem tworzenia i zatwierdzania produktów ubezpieczeniowych oraz osoby odpowiedzialne,
- organizacja kontroli prawidłowości procesu tworzenia i zatwierdzania produktów ubezpieczeniowych oraz osoby odpowiedzialne.
VIII. Wykonywanie obowiązków informacyjnych agenta
- zakres informacji i moment ich udostępniania/przekazywania (art. 22 ust. 1-4 i ust. 6 udu),
- sposób i forma przekazywania informacji (art. 9 ust. 1 i ust. 3-8 udu).
IX. Analiza wymagań i potrzeb klienta w zakresie ochrony ubezpieczeniowej (art. 8 ust. 1 udu)
- sposób oraz forma przeprowadzenia analizy wymagań i potrzeb klienta w zakresie ochrony ubezpieczeniowej (dalej: APK),
- narzędzia wykorzystywane przez agenta do przeprowadzenia APK,
- informacje pozyskiwane od klienta w ramach APK i kryteria ich oceny w kontekście ustalania odpowiedniości produktu dla klienta (art. 8 ust. 3 udu).
X. Przedstawianie klientowi obiektywnej informacji o produkcie ubezpieczeniowym
- sposób i forma przekazywanych przez agenta obiektywnych informacji o produkcie ubezpieczeniowym (art. 9 ust. 1 pkt 1 i ust. 3-8 udu),
- zakres przekazywanych klientowi informacji o produkcie w odniesieniu do produktów, których przedmiotem są ryzyka wymienione w dziale II załącznika do uduir, ryzyka wymienione w dziale I grupa 3 oraz pozostałe ryzyka wymienione w dziale I przedmiotowego załącznika (art. 8 ust. 4, art. 22 ust. 1 uduir i Rozporządzenie delegowane PRIIP )
- termin przekazywania przez agenta obiektywnych informacji o produkcie ubezpieczeniowym (art. 8 ust. 1 udu)
XI. Reklamacje klientów dotyczące działalności dystrybucyjnej agenta
- rejestr reklamacji;
- sprawy sądowe z udziałem agenta dotyczące roszczeń związanych z dystrybucją ubezpieczeń;
- udzielanie zakładom ubezpieczeń informacji o reklamacjach.