W dniu 3 września 2020 r. weszły w życie przepisy Ustawy o obrocie¹ (dalej „Ustawa”), umożliwiające spółce giełdowej, tj. spółce z siedzibą na terytorium państwa członkowskiego, której co najmniej jedna akcja jest dopuszczona do obrotu na rynku regulowanym lub na zagranicznym rynku regulowanym („Spółka”) pozyskanie informacji o akcjonariuszach². Wskazane regulacje nie dotyczą spółek, których akcje notowane są w alternatywnym systemie obrotu NewConnect³. 

Pozyskane dane umożliwiają Spółce:

a) identyfikację akcjonariuszy i ustalenie liczby posiadanych przez nich akcji Spółki,

b) bezpośrednią komunikację z nimi.

Ponadto pozyskanie przez Spółkę danych o akcjonariuszach ułatwi tym akcjonariuszom wykonywanie ich praw i zaangażowanie w sprawy Spółki⁴.  

Spółka, której akcje są zarejestrowane w depozycie papierów wartościowych, może złożyć za pośrednictwem KDPW SA żądanie przekazania jej informacji o akcjonariuszach i liczbie posiadanych przez nich akcji. Żądanie to składa za pośrednictwem aplikacji znajdującej się na stronie internetowej (https://online.kdpw.pl/), do której dostęp uzyskuje się po rejestracji emitenta w KPDW SA. We wniosku Spółka musi wskazać datę, na którą lista akcjonariuszy powinna zostać sporządzona. KDPW przekazuje następnie zapytanie do podmiotów prowadzących rachunki papierów wartościowych, a po otrzymaniu od nich informacji, przygotowuje zbiorcze zestawienie dla Spółki. 

Informacje otrzymane przez Spółkę zawierać będą m.in.: identyfikator akcjonariusza (PESEL dla osób fizycznych, KRS, REGON lub inny numer dla osób prawnych), nazwę lub imię i nazwisko akcjonariusza, dane adresowe, adres e-mail, liczbę posiadanych akcji, datę początkową posiadania akcji oraz nazwę lub imię i nazwisko osoby trzeciej wyznaczonej przez akcjonariusza do podejmowania decyzji inwestycyjnych w jego imieniu. Ujawnieniu podlegają akcjonariusze posiadający co najmniej jedną akcję. 

Szczegóły dotyczące zakresu przekazywanych informacji są regulowane przez Rozporządzenie 2018/1212⁵.  Na stronie internetowej KDPW SA zamieszczone są szczegółowe procedury, a także lista pytań i odpowiedzi dotyczących technicznych aspektów procesu⁶.  

Podejmując czynności związane z identyfikacją akcjonariuszy, Spółki powinny pamiętać o wypełnianiu obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych. Dane osobowe akcjonariuszy przetwarzane na podstawie przepisów Ustawy mogą być przetwarzane wyłącznie w celu umożliwienia Spółce identyfikacji swoich akcjonariuszy, zapewnienia bezpośredniej komunikacji z nimi oraz ułatwienia wykonywania praw akcjonariuszy i zaangażowania w sprawy Spółki.

______________________ 

¹Ustawa z dnia 29 lipca 2005 r. o obrocie instrumentami finansowymi
²Art. 68i-68n Ustawy wprowadzone w związku z Dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2017/828 z dnia 17 maja 2017 r. zmieniająca dyrektywę 2007/36/WE w zakresie zachęcania akcjonariuszy do długoterminowego zaangażowania (SRD II), na mocy ustawy z dnia 16 października 2020 r. o zmianie ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych oraz niektórych innych ustaw
³Art. 68i ust. 1. pkt 2) Ustawy
⁴Art. 68n ust. 1 Ustawy
⁵Rozporządzenie Wykonawcze Komisji (UE) 2018/1212 z dnia 3 września 2018 r. ustanawiające minimalne wymogi w celu wykonania przepisów dyrektywy 2007/36/WE Parlamentu Europejskiego i Rady w odniesieniu do identyfikacji akcjonariuszy, przekazywania informacji i ułatwiania wykonywania praw akcjonariuszy
⁶http://www.kdpw.pl/pl/uslugi/ShareholderID/Documents/SRD_II_FAQ_SID_08.pdf