Informacje dla sygnalistów - Biuletyn Informacji Publicznej KNF
- Podstawa prawna
- Sposób odbierania zgłoszeń
- Tryb postępowania w przypadku otrzymania zgłoszenia zewnętrznego przez KNF
- Informacja zwrotna
- Środki ochrony prawnej
- Ochrona sygnalisty
- Zasady zachowania poufności
- Zasady przetwarzania danych osobowych
- Dane kontaktowe do Rzecznika Praw Obywatelskich
Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) zwanej dalej „ustawą o ochronie sygnalistów”, Komisja Nadzoru Finansowego (KNF), jako organ publiczny, przyjmuje zgłoszenia zewnętrzne zawierające informację o naruszeniu prawa w zakresie właściwości KNF, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym działającym na rynku finansowym, zgłaszane przez sygnalistę w kontekście związanym z pracą.
Poprzez naruszenie prawa należy rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu jego obejście, w zakresie określonym w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, m.in. w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu.
Sygnalistą zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów jest osoba fizyczna, w tym:
a) pracownik,
b) pracownik tymczasowy,
c) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
d) przedsiębiorca,
e) prokurent,
f) akcjonariusz lub wspólnik,
g) członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej,
h) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy,
i) stażysta,
j) wolontariusz,
k) praktykant,
l) funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834),
m) żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. poz. 248 i 834),
– która przekazuje informacje, w tym uzasadnione podejrzenie na temat zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa (lub prób ukrycia takiego naruszenia prawa), do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w organizacji, w której sygnalista pracuje lub pracował lub w innej organizacji, z którą sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt, w tym osobę, której stosunek pracy ma zostać dopiero nawiązany, w przypadku gdy informacje na temat naruszeń uzyskano w trakcie procesu rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów pod warunkiem, że jego zgłoszenie opiera się na uzasadnionych podstawach. Osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów).
Zgłoszenie zewnętrzne kierowane do KNF może być przekazane wyłącznie pisemnie poprzez wyodrębnione kanały zgłoszeń.
Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane:
1) w postaci papierowej - za pośrednictwem Biura Podawczego UKNF lub przesyłki pocztowej wysłanej na adres UKNF (ul. Piękna 20, skr. poczt. 419, 00-549 Warszawa) z dopiskiem na kopercie „Sygnał zewnętrzny” lub „Zgłoszenie zewnętrzne na podstawie ustawy o ochronie sygnalistów”.
Wskazane jest, aby zgłoszenie zostało przesłane na specjalnie przygotowanym FORMULARZU ZGŁOSZENIOWYM, udostępnionym do pobrania poniżej, jak również dostępnym w Biurze Podawczym w siedzibie UKNF przy ul. Piękna 20, 00-549 Warszawa. Zgłoszenie powinno zawierać wszystkie informacje, które są wymagane w formularzu.
FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY (do pobrania)
2) w postaci elektronicznej - na formularzu zgłoszeniowym
KNF nie przyjmuje zgłoszeń anonimowych.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne. W przypadku niepodania informacji umożliwiających ustalenie tożsamości sygnalisty zgłoszenie będzie traktowane jako zgłoszenie anonimowe i nie będzie rozpatrywane jako zgłoszenie zewnętrzne na podstawie ustawy o ochronie sygnalistów.
Tryb postępowania w przypadku otrzymania zgłoszenia zewnętrznego przez KNF
- KNF przyjmuje zgłoszenie zewnętrzne;
- KNF dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego, polegającej m.in. na ustaleniu, czy zgłoszenie stanowi informację o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w zakresie właściwości KNF, w podmiocie prawnym, działającym na rynku finansowym. Zgłoszenie musi zostać dokonane przez osobę fizyczną, którą można zidentyfikować oraz która zgłasza informacje o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą;
- KNF ustala organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych, w przypadku gdy zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa w zakresie właściwości KNF;
- KNF przekazuje zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych – w przypadku gdy zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa w zakresie właściwości KNF – oraz informuje o tym sygnalistę, o ile sygnalista wskazał adres do kontaktu, wskazując co najmniej nazwę organu, do którego zgłoszenie zewnętrzne zostało przekazane oraz datę przekazania;
- KNF odstępuje od przekazania zgłoszenia zewnętrznego do właściwego organu publicznego, jeżeli nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa – oraz informuje o tym sygnalistę, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia;
- KNF potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia zewnętrznego, niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia jego przyjęcia przez KNF, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub istnieją uzasadnione powody, aby uznać, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego zagroziłoby ochronie poufności tożsamości tej osoby;
- Jeżeli istnieje potrzeba potwierdzenia tożsamości lub uzupełnienia sygnału zewnętrznego, KNF kontaktuje się z sygnalistą, chyba że sygnalista wystąpił z odmiennym wnioskiem w tym zakresie;
- KNF rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne – w przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w zakresie właściwości KNF, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, działającym na rynku finansowym, zgłaszane przez sygnalistę w kontekście związanym z pracą;
- W toku podejmowanych czynności, możliwe jest wystąpienie do sygnalisty z żądaniem wyjaśnień lub dodatkowych informacji, z wykorzystaniem adresu do kontaktu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub przesłanie takich żądań może zagrozić ochronie tożsamości tej osoby, odstępuje się od żądania;
- Dopuszcza się możliwość niepodjęcia działań następczych, w przypadku gdy w sygnale zewnętrznym, dotyczącym sprawy, będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń, w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym oraz w przypadku gdy zgłoszenie zewnętrzne nie zawiera informacji uprawdopodobniających wystąpienie naruszenia, jest w oczywisty sposób bezzasadny lub zawiera informacje znikomej wagi
- o przyczynie niepodjęcia działań KNF informuje sygnalistę podając uzasadnienie, wykorzystując adres do kontaktu, a w razie kolejnego zgłoszenia zewnętrznego,
- pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty;
- KNF przekazuje sygnaliście informację zwrotną.
KNF przekazuje sygnaliście informację zwrotną zawierającą informacje na temat planowanych lub podjętych przez KNF działań następczych i powodów takich działań, w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach KNF przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem ww. terminu. KNF jako organ publiczny informuje sygnalistę także o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego. Informacja zwrotna oraz informacja o ostatecznym wyniku czynności wyjaśniających wszczętych na skutek sygnału zewnętrznego przekazywana jest sygnaliście w zakresie nieobjętym tajemnicą ustawowo chronioną.
W świetle art. 2 pkt 1 ustawy o ochronie sygnalistów działanie następcze to działanie podjęte przez podmiot prawny lub organ publiczny w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
Zakres działań następczych podejmowanych przez KNF jest uzależniony od okoliczności sprawy.
Działaniami następczymi podejmowanymi przez KNF będą, np.:
1) postępowanie wyjaśniające, o którym mowa w art. 18a ust. 1 ustawy z dnia 21 lipca 2006 r. o nadzorze nad rynkiem finansowym (Dz. U. z 2024 r. poz. 135),
2) wszczęcie kontroli,
3) wszczęcie postępowania administracyjnego,
4) złożenie zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa,
5) zakończenie czynności, w szczególności ze względu na niepotwierdzenie informacji o naruszeniu prawa.
W celu przekazania informacji zwrotnej sygnalista podaje adres do kontaktu. Jeżeli w zgłoszeniu zewnętrznym nie podano adresu do kontaktu, KNF nie realizuje ww. obowiązku.
Informacja zwrotna sporządzana jest w języku polskim.
Podejmowane przez KNF działania są objęte tajemnicą zawodową, o której mowa w art. 16 ustawy z dnia 21 lipca 2006 r. o nadzorze nad rynkiem finansowym. Informacja zwrotna będzie przekazana sygnaliście w zakresie nienaruszającym obowiązku zachowania tajemnicy ustawowo chronionej.
Środki ochrony sygnalistów obejmują zakaz działań odwetowych, prób lub gróźb zastosowania takich działań, takich jak zakaz wypowiedzenia lub rozwiązania bez wypowiedzenia stosunku pracy lub wstrzymywania awansu, pominięcia przy awansowaniu.
Zgodnie z art. 14 ustawy o ochronie sygnalistów, sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
Dokonanie zgłoszenia zewnętrznego przez sygnalistę nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie zewnętrzne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawy o ochronie sygnalistów. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa powyżej, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
Nie można zrzec się rzeczonych praw ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia. Nie dotyczy to przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.
Środki ochrony prawnej mogą być odpowiednio zastosowane do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą.
Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach ustawy o ochronie sygnalistów, od chwili dokonania zgłoszenia zewnętrznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
Na żądanie sygnalisty, KNF jako organ publiczny, właściwy do podjęcia działań następczych, wydaje nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów.
Sygnaliście, osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia, osobie powiązanej z sygnalistą, ale także osobom, których dotyczy zgłoszenie, oraz osobom trzecim, o których mowa w zgłoszeniu, np. świadkom lub współpracownikom, na wszystkich etapach procedury, zapewniona zostaje poufność, a ujawnione informacje podlegają ochronie na podstawie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów, poza przypadkami, w których ujawnienie danych jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wymaganym przepisami prawa w związku z wszczynanym lub toczącym się postępowaniem administracyjnym, przygotowawczym lub sądowym, bądź w celu zabezpieczenia wolności innych osób, włącznie z prawem do obrony przysługującym osobie, której dotyczy zgłoszenie.
Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Przekazywanie informacji związanych ze zgłoszeniem upoważnionym pracownikom Urzędu KNF lub innemu uprawnionemu organowi następuje z zachowaniem poufności danych osobowych osoby zgłaszającej i osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz wszelkich okoliczności sprawy, których ujawnienie mogłoby doprowadzić do identyfikacji tych osób.
KNF upoważniła spośród pracowników Urzędu KNF osoby uprawnione do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych, a także kontaktu z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i – w razie potrzeby – zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych. Osoby te są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskali w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń zewnętrznych lub podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy. Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa mogą być wykorzystywane wyłącznie w celu podjęcia działań następczych.
Jeżeli dojdzie do sytuacji, w której zgłoszenie zewnętrze zostanie przyjęte przez nieupoważnionego pracownika Urzędu KNF, pracownik ten jest obowiązany do nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości sygnalisty lub osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz niezwłocznego przekazania zgłoszenia upoważnionemu pracownikowi – bez wprowadzania zmian w tym zgłoszeniu.
Zasady przetwarzania danych osobowych
Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z dokonanym zgłoszeniem
Dane osobowe sygnalisty pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że zgodnie z art. 8 ustawy o ochronie sygnalistów ujawnienie:
i. następuje za wyraźną zgodą sygnalisty, lub
ii. jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań przygotowawczych lub sądowych, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie – przed dokonaniem takiego ujawnienia, informuje się o tym sygnalistę, chyba, że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu lub postępowaniu sądowemu zgodnie z art. 8 ust. 2 i 3 ustawy o ochronie sygnalistów.
W przypadku gdy sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych powinien rozważyć dokonanie zgłoszenia wewnętrznego bezpośrednio do podmiotu prawnego w ramach funkcjonującej tam procedury zgłoszeń wewnętrznych. W niektórych przypadkach można równie skutecznie zaradzić potencjalnym naruszeniom prawa podejmując interwencję w ramach struktury organizacyjnej danego podmiotu prawnego.
Dane kontaktowe do Rzecznika Praw Obywatelskich
- informacyjna linia obywatelska: 800 676 676,
- e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl,
- adres korespondencyjny:
Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
al. Solidarności 77
00-090 Warszawa