Stanowisko UKNF skierowane do rad nadzorczych banków dotyczące przestrzegania wymogów w zakresie oceny odpowiedniości członków zarządu

data aktualizacji 29 października 2018

Mając na uwadze odnotowane w ostatnim czasie przez Komisję Nadzoru Finansowego („KNF”) przypadki dokonywania przez rady nadzorcze banków zmian w składach zarządów banków w sposób niezgodny z wymogami ustawy Prawo bankowe („ustawa Prawo bankowe”) oraz Wytycznymi Europejskiego Urzędu Nadzoru Bankowego i Europejskiego Urzędu Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych z dnia 21 marca 2018 r. (EBA/GL/2017/12) w sprawie oceny odpowiedniości członków organu zarządzającego i osób pełniących najważniejsze funkcje („Wytyczne EBA”), KNF przypomina o obowiązujących rady nadzorcze banków wymogach w tym zakresie oraz możliwych konsekwencjach niedopełnienia przez nie swoich obowiązków.

1.    Przeprowadzanie, dokumentowanie i przekazywanie do KNF wyników oceny odpowiedniości
Zgodnie z art. 22a ust. 1 ustawy Prawo bankowe, „Rada nadzorcza, powołując lub odwołując członków zarządu banku, uwzględnia ocenę spełniania wymogów, o których mowa w art. 22aa”.
Ocena powinna zostać przeprowadzona zgodnie z zasadami określonymi w Wytycznych EBA i powinna w szczególności uwzględniać kryteria:
1)    wiedzy, umiejętności i doświadczenia (zgodnie z pkt. 58-66 Wytycznych EBA),
2)    reputacji, uczciwości i etyczności (zgodnie z pkt. 73-78 Wytycznych EBA),
3)    niezależności osądu (zgodnie z pkt. 82-87 Wytycznych EBA) oraz
4)    zdolności poświęcania wystarczającej ilości czasu na wykonywanie swoich obowiązków (pkt. 41-48 Wytycznych EBA), a także
5)    zbiorową odpowiedniość zarządu (zgodnie z pkt. 67-72 Wytycznych EBA).

Zgodnie z pkt. 135 Wytycznych EBA, ocena indywidualnej i zbiorowej odpowiedniości członków zarządu banku powinna zostać dokonana przed ich wyznaczeniem. Możliwe przypadki odstępstwa od tej zasady określone zostały w pkt. 136 Wytycznych EBA, obejmujące sytuacje, gdy kompletna ocena odpowiedniości dokonana przed wyznaczeniem członka zakłóciłaby właściwe funkcjonowanie organu zarządzającego, w tym w wyniku usunięcia członka zarządu uznanego za nieodpowiedniego lub nagłej i niespodziewanej potrzeby zmiany np. na skutek śmierci członka zarządu.

Z kolei pkt 143 Wytycznych EBA wprowadza wymóg udokumentowania wyników oceny, w szczególności zidentyfikowane różnice pomiędzy wymaganą i faktyczną odpowiedniością indywidualną i zbiorową członków organu zarządzającego oraz środki podjęte w celu wyeliminowania tych różnic. Natomiast zgodnie z pkt. 144 Wytycznych EBA do organu nadzoru powinny zostać przekazane wyniki oceny, obejmujące komplet informacji i potwierdzających je dokumentów.

Zgodnie z art. 22a ust. 2 ustawy Prawo bankowe, „Rada nadzorcza niezwłocznie po powołaniu zarządu i po dokonaniu zmiany jego składu przekazuje KNF informację o składzie zarządu i zmianie jego składu oraz wynikającą z oceny, o której mowa w ust. 1, informację o spełnieniu przez członków zarządu wymogów, o których mowa w art. 22aa. Rada nadzorcza informuje KNF także o zatwierdzeniu i zmianie wewnętrznego podziału kompetencji w zarządzie banku”.

KNF uważa za niedopuszczalne przypadki niedopełnienia wskazanych wcześniej obowiązków, obejmujące w szczególności:
1)    nieprzekazanie przez radę nadzorczą wyników przeprowadzonej oceny członków zarządu,
2)    dokonanie oceny kandydata na stanowisko członka lub prezesa zarządu już po jego powołaniu na to stanowisko (z wyjątkiem sytuacji wskazanych w pkt. 136 Wytycznych EBA),
3)    przekazanie wyników oceny nieudokumentowanych, niepełnych lub niespełniających wymogów określonych w Wytycznych EBA,
4)    nieprzekazanie lub nieterminowe przekazanie informacji o zmianach wewnętrznego podziału kompetencji w zarządzie banku lub
5)    powoływanie na stanowiska członków zarządu oraz przedstawianie do akceptacji przez KNF kandydatów w sposób oczywisty niespełniających kryteriów odpowiedniości,
wskazując, że zgodnie z przytoczonymi regulacjami dokonana ocena ma mieć charakter realny i konkretny, uwzględniający wszystkie argumenty za i przeciw danej kandydaturze w rozumieniu ustawy Prawo bankowe oraz Wytycznych EBA, a nie jedynie formalny i sprowadzający się do uzasadnienia rozstrzygnięć, które faktycznie zostały podjęte wcześniej.
Jednocześnie, KNF podkreśla że jako organ nadzoru jest w stanie ustalić, czy ze strony rad nadzorczych banków doszło do zaniechań w opisanym zakresie, a w przypadku stwierdzenia, że tak było, będzie to miało negatywny wpływ na ocenę osób wchodzących w ich skład, nierzadko jednocześnie podlegających ocenie np. jako członkowie organów innych podmiotów nadzorowanych, co szerzej opisano w części 4 niniejszego pisma.

2.    Wymóg uzyskania zgody KNF przed powołaniem prezesa zarządu banku lub członka zarządu banku odpowiedzialnego za zarządzanie ryzykiem istotnym

Zgodnie z art. 22b ust. 1 ustawy Prawo bankowe, „Powołanie prezesa zarządu banku i członka zarządu banku, o którym mowa w art. 22a ust. 4, a także powierzenie funkcji członka zarządu banku, o którym mowa w tym przepisie, powołanemu członkowi zarządu następuje za zgodą KNF. Z wnioskiem o wyrażenie zgody występuje rada nadzorcza”.
Uzyskanie zgody KNF powinno nastąpić przed powołaniem danej osoby na stanowisko lub powierzeniem jej nadzoru nad zarządzaniem ryzykiem istotnym w działalności banku.

Mając na uwadze powyższe, KNF uważa za niedopuszczalne w szczególności następujące praktyki:
1)    powołanie prezesa zarządu banku bez uzyskania uprzedniej zgody KNF,
2)    powierzenie w ramach wewnętrznego podziału kompetencji w zarządzie odpowiedzialności za zarządzanie ryzykiem istotnym w działalności banku osobie nieposiadającej zgody KNF,
3)    długotrwałe utrzymywanie składu zarządu banku, w którym nieobsadzone są stanowiska wymagające zgody KNF.

Z kolei, następujące sytuacje KNF gotowa jest akceptować wyłącznie jako rozwiązania stosowane tymczasowo w sytuacji wystąpienia niemożliwych do wcześniejszego przewidzenia przez radę nadzorczą zmian w składzie zarządu banku:
1)    powierzenie nadzoru nad zarządzaniem ryzykiem istotnym w działalności banku zarządowi działającemu kolegialnie, do czasu uzyskania przez jednego lub więcej spośród członków zarządu wymaganej zgody KNF,
2)    powierzenie jednemu z członków zarządu (lub członkowi rady nadzorczej czasowo delegowanemu do zarządu) kierowania pracami zarządu, do czasu uzyskania wymaganej zgody KNF na powołanie prezesa zarządu (zaznaczyć należy, że w przypadku zastosowania takiego rozwiązania organizacyjnego osoba kierująca pracami zarządu nie jest uprawniona do podejmowania czynności zastrzeżonych przez ustawę lub statut banku do wyłącznej właściwości prezesa zarządu).

3.    Obowiązek zapewnienia ciągłości w podejmowaniu decyzji

Zgodnie z pkt. 134 Wytycznych EBA, „Nie naruszając praw akcjonariuszy do wyznaczania i zastępowania jednocześnie wszystkich członków organu zarządzającego, ustalając plan sukcesji jego członków, organ zarządzający zapewni ciągłość podejmowania decyzji oraz, jeśli to możliwe, będzie unikał zastępowania jednocześnie zbyt dużej liczby członków”.
Bank powinien wdrożyć odpowiednie rozwiązania w zakresie ładu korporacyjnego, sprzyjające przeprowadzaniu zmian w składzie zarządu w sposób zapewniający zachowanie ciągłości podejmowania decyzji – w szczególności powinien posiadać plan sukcesji oraz odpowiednie postanowienia w polityce zarządzania ciągłością.

Z wyłączeniem wyjątkowych sytuacji, niemożliwych do uprzedniego przewidzenia przez radę nadzorczą, zmiany w składzie zarządu powinny być dokonywane w sposób gwarantujący możliwość dokonania z odpowiednim wyprzedzeniem rekrutacji i oceny nowego kandydata, a w razie potrzeby – uzyskania zgody KNF, jeszcze przed zakończeniem kadencji dotychczasowego członka zarządu.

W przypadku składania przez członków zarządu rezygnacji z pełnionych funkcji dobrą praktyką jest ich składanie ze skutkiem na datę przyszłą, odpowiednio odległą, by umożliwić radzie nadzorczej wypełnienie swoich obowiązków w opisanym zakresie.

Za niewłaściwą praktykę, mogącą godzić w stabilność funkcjonowania banku należy uznać:
1)    dokonywanie nazbyt częstych (np. kilkakrotnie w ciągu roku) zmian na stanowisku prezesa zarządu banku (lub osoby kierującej pracami zarządu banku) lub członka zarządu banku odpowiedzialnego za nadzór nad istotnym obszarem działalności banku, w szczególności w odniesieniu do członków zarządu nadzorujących zarządzanie ryzykiem istotnym w działalności banku lub obszar finansów,
2)    przyjmowanie rezygnacji członków zarządu przed zakończeniem procesu oceny lub uzyskaniem niezbędnej zgody KNF dla kandydatów mających ich zastąpić.
W szczególności, KNF uważa za niedopuszczalne tego rodzaju praktyki w bankach istotnych systemowo, notowanych na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie i przyjmujących depozyty od ludności.

4.    Odpowiedzialność rady nadzorczej banku

Zgodnie z art. 22a ust. 1 ustawy Prawo bankowe, powoływanie i odwoływanie członków zarządu banku, z uwzględnieniem wyników przeprowadzonej oceny, stanowi wyłączną kompetencję rady nadzorczej banku.
Również zgodnie z pkt. 135 Wytycznych EBA, „organ zarządzający pełniący funkcję nadzorczą lub komisja ds. nominacji, jeśli została ustanowiona, zapewni dokonanie oceny odpowiedniości indywidualnej i zbiorowej członków organu zarządzającego przed ich wyznaczeniem (…) Organ zarządzający pełniący funkcję nadzorczą będzie odpowiadał za określenie ostatecznego sposobu dokonywania oceny odpowiedniości”.
Zadania rady nadzorczej w procesie rekrutacji nowych członków zarządu określa pkt 131 Wytycznych EBA, zgodnie z którym „przy rekrutacji członków organu zarządzającego organ zarządzający pełniący funkcję nadzorczą (…) będzie w sposób aktywny miał wpływ na dobór kandydatów na wolne stanowiska w organie zarządzającym we współpracy z działem zasobów ludzkich oraz:
a.    przygotuje opis zadań i umiejętności w odniesieniu do konkretnego stanowiska;
b.    oceni odpowiedni bilans wiedzy, umiejętności i doświadczenia w ramach organu zarządzającego;
c.    oceni przewidywane zaangażowanie pod względem poświęcanego czasu; oraz
d.    uwzględni cele polityki dotyczącej zróżnicowania
”.

Ponadto, zgodnie z art. 117 Wytycznych EBA „Organ zarządzający pełniący funkcję nadzorczą oraz komitet ds. nominacji, jeśli został ustanowiony, będą monitorowały skuteczność stosowanej przez instytucję polityki dotyczącej odpowiedniości oraz będą dokonywały przeglądu jej opracowania i wprowadzenia”.

Podkreślić należy, że członkowie rady nadzorczej również podlegają ocenie odpowiedniości zgodnie z art. 22 ust. 2 w zw. z art. 22aa ustawy Prawo bankowe, a brak należytego wypełnienia przez członków rady nadzorczej wskazanych wcześniej obowiązków może mieć istotny negatywny wpływ na dokonywaną przez KNF ocenę rękojmi dalszego należytego wykonywania obowiązków przez te osoby, jak wcześniej wspomniano, nierzadko będące jednocześnie członkami organów w innych podmiotach nadzorowanych (np. z uwagi na strukturę grupy kapitałowej lub specyfikę banku zrzeszającego banki spółdzielcze) lub ich znaczącymi akcjonariuszami.

W przypadku stwierdzenia, że członkowie rady nadzorczej banku nie wykonują należycie swoich obowiązków, KNF może zastosować środki nadzorcze przewidziane w ustawie Prawo bankowe, obejmujące m.in. możliwość wystąpienia o odwołanie takich osób z pełnionych funkcji oraz zawieszenia ich w czynnościach (stosownie do odpowiednio art. 22d ust. 1 i 2 ustawy Prawo bankowe).