Wykaz podstawowych dokumentów żądanych przez organ nadzoru w toku kontroli brokera ubezpieczeniowego

data aktualizacji

I. Organizacja działalności brokerskiej  i dystrybuowane produkty ubezpieczeniowe

1. regulacje wewnętrzne odnoszące się do organizacji procesu dystrybucji ubezpieczeń i sposobu realizacji poszczególnych czynności brokerskich,
2. regulacje odnoszące się do zasad opłacania składki ubezpieczeniowej, w tym w szczególności za pośrednictwem brokera,
3. dowody potwierdzające przestrzeganie przez brokera i osoby, o których mowa w art. 30 ust. 6 i 8 ustawy z dnia 15 grudnia 2017 r. o dystrybucji ubezpieczeń (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 1881 ze zm.; dalej udu). zakazów, o których mowa w art. 30 ust. 1 ww. ustawy,
4. dowody potwierdzające spełnianie przez brokera i osoby zobowiązane wymogów, o których mowa w art. 34 ust. 4 udu (zdolność do czynności prawnych, niekaralność, rękojmia, wykształcenie, egzamin, doświadczenie),
5. opis profilu działalności wraz ze wskazaniem grup oferowanych produktów ubezpieczeniowych,
6. materiały informacyjne i marketingowe stosowane w poszczególnych kanałach dystrybucji dla poszczególnych dystrybuowanych produktów ubezpieczeniowych,
7. dowody potwierdzające zawarcie umowy obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej brokera,
8. zestawienie umów ubezpieczenia zawartych za pośrednictwem brokera zawierające następujące dane:
a) lp.,
b) nazwę ubezpieczającego,
c) nazwę zakładu ubezpieczeń, 
d) rodzaj ubezpieczenia,
e) nazwę produktu ubezpieczeniowego, 
f) nr polisy,
g) składka ubezpieczeniowa,
h) informację, czy umowa ubezpieczenia zawarta została jako nowa umowa, jako odnowienie ubezpieczenia na dotychczasowych warunkach, czy jako odnowienie ubezpieczenia z modyfikacją zakresu ochrony, 
i) informację, czy umowa ubezpieczenia zawarta została jako indywidualna, czy grupowa,
j) imię i nazwisko osoby, przy pomocy której broker wykonuje czynności brokerskie, 
k) wysokość wynagrodzenia otrzymanego przez brokera w związku z zawarciem umowy ubezpieczenia wyrażoną w % od składki lub w inny sposób określony przez zakład ubezpieczeń,
l) datę zawarcia umowy ubezpieczenia,
m) wskazanie czy umowa stanowi umowę ubezpieczenia na życie, o której mowa w dziale I w grupie 3 załącznika do ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (proszę o wskazanie czy jest to umowa na życie z Ubezpieczeniowym Funduszem Kapitałowym czy też umowa ubezpieczenia na życie, w której wysokość świadczenia jest ustalana w oparciu o określone indeksy lub inne wartości bazowe).

II. Rozwiązania organizacyjne służące zapobieganiu konfliktom interesów (art. 15 udu) – tylko w odniesieniu do brokerów oferujących ubezpieczenia z grupy 3 działu I załącznika do ustawy z dnia o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej (dalej: uduir)

1. regulacje wewnętrzne określające politykę służącą zapobieganiu konfliktu interesów.

III. Zasady wynagradzania brokera oraz osób fizycznych wykonujących czynności brokerskie (dalej: OFWCB), (art. 7 ust. 2 udu)

1. porozumienia kurtażowe, itp., 
2. regulacje wewnętrzne brokera określające politykę wynagrodzeń związanych z dystrybucją ubezpieczeń.

IV. Nadzór brokera nad OFWCB    

1. regulacje wewnętrzne odnoszące się do zasad sprawowania nadzoru nad OFWCB,
2. dowody potwierdzające spełnianie przez OFWCB wymogów, o których mowa w art. 29 ust. 1  udu, dla wybranej próby;
3. dowody potwierdzające spełnianie przez OFWCB wymogów, o których mowa w 30 ust. 1  udu, dla wybranej próby;
4. upoważnienia udzielone OFWCB przez brokera, dla wybranej próby.

V. Wypełnianie obowiązków dotyczących szkoleń zawodowych

1. regulacje wewnętrzne dotyczące realizacji obowiązku szkolenia zawodowego;
2. wykaz szkoleń zorganizowanych przez brokera dla OFWCB,
3. dokumentacja potwierdzająca organizację szkoleń, sposób ich przeprowadzenia i w przypadku szkoleń e-learningowych – przeprowadzenie testu, dla wybranej próby,
4. wykaz OFWCB brokera wraz z informacją o stanie realizacji obowiązku szkolenia zawodowego,
5. zaświadczenia o odbyciu szkoleń zawodowych przez OFWCB, dla wybranej próby,
6. zaświadczenia o odbyciu szkoleń zawodowych przez osoby, o których mowa w art. 12 ust. 10 udu.

VI. Tworzenie lub współtworzenie produktów ubezpieczeniowych (art. 11 udu oraz przepisy Rozdziału I i II Rozporządzenia delegowanego1)

1. umowy zawarte przez brokera z zakładami ubezpieczeń, określającej szczegółowe warunki współpracy i procedury określające pełnione przez brokera i zakład ubezpieczeń role w procesie tworzenia i zatwierdzania produktu,
2. regulacje wewnętrzne obejmujące proces tworzenia i zatwierdzania produktu oraz istotnych zmian dokonywanych w dystrybuowanym produkcie, a także zasady dokonywania przeglądu funkcjonowania produktu,
3. dokumentacja dotycząca procesu tworzenia oraz zatwierdzania produktów ubezpieczeniowych, dla których broker był twórcą lub współtwórcą.

VII. Wykonywanie obowiązków informacyjnych brokera 

1. wzory dokumentów udostępnianych przez agenta klientom, zawierających informacje, o których mowa w art. 32 ust. 1 pkt 1-2 i 5-8 udu,
2. dowody potwierdzające fakt realizacji obowiązków informacyjnych, o których mowa w art. 32 ust. 1 pkt 1-3 i 5-8 udu, dla wybranej próby,
3. pełnomocnictwo od klienta do wykonywania w jego imieniu czynności brokerskich, dla wybranej próby,
4. dowody potwierdzające fakt udostępniania zakładom ubezpieczeń pełnomocnictwa udzielonego przez klienta,
5. dowody potwierdzające okazywanie klientom przez OFWCB upoważnienia udzielonego przez brokera, dla wybranej próby.

VIII. Analiza wymagań i potrzeb klienta w zakresie ochrony ubezpieczeniowej  (art. 8 ust. 1 udu)

1. wzory APK (formularze, wykaz standardowych pytań) stosowane przez brokera, 
2. procedury określające zasady przeprowadzania APK,
3. procedury określające kryteria oceny informacji uwzględnianych przez brokera w APK w kontekście ustalania odpowiedniości produktu dla klienta,
4. dowody potwierdzające przeprowadzenie APK, dla wybranej próby umów.

IX. Sporządzanie porady wraz z rekomendacją najwłaściwszej umowy (art. 32 ust 1 pkt 4 udu)

1. procedury określające zasady dokonywania analizy ofert dostępnych na rynku oraz sporządzania porady wraz z rekomendacją najwłaściwszej umowy, 
2. dowody potwierdzające dokonywanie analizy ofert dostępnych na rynku,
3. dokumenty porady wraz z rekomendacją najwłaściwszej umowy, dla wybranej próby,
4. dowody potwierdzające przekazanie klientowi porady wraz z rekomendacją.

X. Przedstawianie klientowi obiektywnej informacji o produkcie ubezpieczeniowym

1. dokumenty przekazywane przez brokera klientom w procesie dystrybucji ubezpieczeń, zawierające obiektywne informacje o produkcie ubezpieczeniowym, dla wybranej próby,
2. dowody potwierdzające fakt przekazywania klientom obiektywnych informacji o produkcie w wymaganej formie i w wymaganym czasie, dla wybranej próby. 

XI. Reklamacje klientów

1. rejestr reklamacji,
2. wykaz spraw sądowych z udziałem brokera dotyczących roszczeń związanych z dystrybucją ubezpieczeń,
3. dowody dotyczące rozpatrywanych przez brokera reklamacji, dla wybranej próby.
______________________
1Rozporządzenie delegowane Komisji (UE) 2017/2358 z dnia 21 września 2017 r. uzupełniające dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/97 w odniesieniu do wymogów w zakresie nadzoru nad produktem i zarządzania nim dla zakładów ubezpieczeń i dystrybutorów ubezpieczeń (Dz.U.UE.L.2017.341.1)